Um Guia para Seleção de um Programa Enterprise Gestão de Impressão

Enquanto trabalhava para uma organização com um departamento de marketing do correio direto substancial, uma vez eu testemunhei o rescaldo de uma compra mal informada de impressoras e programas de gestão de impressão correspondentes. Esta empresa em particular teve um aumento drástico em suas necessidades de impressão, então o tiro-chamadores imediatamente saiu e gastou milhares na impressora maior e melhor de alta velocidade envelope no mercado.

Infelizmente, a impressora era muito mais complicada do que as impressoras antigas, e que precisava de operadores qualificados para trabalhar como ele foi projetado. Eventualmente, a impressora foi benched e confiáveis ​​(se lento) impressoras foram chamados apenas para continuar a produção.

Embora este exemplo específico destaca as armadilhas se pode encontrar depois de hardware da impressora de compra, a moral é tão aplicáveis ​​para imprimir software.

As chances são provável que, se você está lendo este guia, você já tem uma boa idéia de por que sua organização precisa de uma solução para a sua impressão e necessidades de gerenciamento de saída. Mesmo que você esteja ciente da necessidade, cabe a você para examinar exatamente como a organização irá implementar o software de gerenciamento de impressão, que problema (s) que você espera de gerenciamento de impressão avançada para resolver, e que recursos de software seria melhor ajudar a conseguir perceber soluções para esses problemas.

Quais os problemas que o software precisa para resolver?

Comunicação da impressora - ou falta dela - muitas vezes causa problemas para os usuários finais, e esses problemas tipicamente pingar de volta para o help desk. Um usuário final, por exemplo, envia um documento para o spooler de impressão, ele vai recuperar o seu documento da bandeja de saída apenas para encontrar a bandeja vazia. Geralmente, este processo será repetido em um permutações poucos novato resolução de problemas antes de o problema ser resolvido pelo usuário final ou o help desk.

O tempo perdido na solução de problemas e as permutações a chamada mesa de ajuda poderia ser evitada se a impressora foi capaz de se comunicar de volta à estação de trabalho do usuário com o status do trabalho de impressão. Mas carretel de impressão avançada de software de gestão (Plus Technologies OM Plus gerenciador de impressão, por exemplo) permite que a impressora se comunicar mutuamente com a estação de trabalho. Esta comunicação bidirecional permite que a impressora para retornar uma mensagem de status para o usuário final, ignorando qualquer conjecturas e eliminando o tempo gasto na tentativa de diagnosticar o problema.

A falta de comunicação bidirecional entre a impressora eo usuário final ou o servidor de impressão é apenas um exemplo de muitos problemas normalmente abordados por um software avançado de gerenciamento de impressão. Como tal, você precisa estar muito familiarizado com o problema de impressão específico (s) que sua organização enfrenta para que você possa garantir a encontrar uma solução de gerenciamento de impressão adequada.



Como a solução de gestão de impressão ser implementado?

A próxima consideração importante que deve informar sua decisão é a forma como o software de gerenciamento de impressão será implementado em toda a organização.

Em quais plataformas de sistema operacional será a solução de gestão de impressão ser implementado? E mais importante, é que o software será capaz de interagir perfeitamente em todas as plataformas que você precisa? Muitas soluções de software de gestão de impressão são multi-plataforma compatível, mas há alguns, como o OM Plus suíte de software de gerenciamento de impressão que irá funcionar em ambientes de computação em quase todos.

Outro ponto importante para a pesquisa é a interface do software: O que é a interface do usuário? Assim como no meu exemplo da impressora super-dever que ninguém sabia como operar, se uma organização implementa uma solução de gerenciamento de impressão que é complicado, intuitiva, ou de outra forma não é user-friendly, ele pode se tornar um pária sistêmica, evitado pelos frustrado usuários individuais em uma escala significativa.

Alguns softwares de gerenciamento de impressão resolve a questão da interface de usuário, simplesmente operando fora do servidor de impressão. Isso permite que os usuários finais para imprimir, como sempre, sem ter que lidar com uma nova interface em tudo. OM Plus funções como este, com uma GUI Java do lado do servidor para a administração. Usuários finais avançados, além disso, ainda pode interagir com o software, usando um aplicativo baseado na web, de modo nenhum software precisa ser instalado nas estações de trabalho em toda a empresa, reduzindo os custos de implementação e formação inicial.



Que outras características que você deve procurar?

Um benefício de um sistema como o OM Plus é o controle centralizado de gestão de uma empresa inteira de saída. Esta não é certamente uma característica necessária em uma solução de software de gerenciamento de impressão, mas quem já tentou diagnosticar problemas que um pedaço de software tem em todo posto de trabalho múltipla pode certamente apreciar a conveniência e economia de tempo através de um sistema de controle centralizado.

Uma característica final, que é mais aplicável a organizações que estão crescendo rapidamente ou com planos de expansão no futuro, é a escalabilidade do software de gerenciamento de impressão. Escalabilidade realmente implica muito dos pontos anteriores - tais como a funcionalidade em vários sistemas operacionais e de controle centralizado - já que as organizações muitas vezes crescer organicamente, a aquisição de estações de trabalho e máquinas em uma base como-needed. Crescimento, como esta flexibilidade demandas de seu software. Escalabilidade também abordar a questão do tamanho: quantos departamentos e usuários finais será o software necessário para suportar? Flexibilidade na carga do usuário e demanda também é de fundamental importância para modesl negócio flutuante.

Seguindo esses pontos como diretrizes, agora você pode tomar decisões mais informadas na busca de software de gerenciamento de impressão. E tomar decisões informadas durante o processo de pesquisa é o primeiro passo para maximizar o retorno do investimento depois de finalmente implementar uma solução de gerenciamento de impressão....